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White Paper: Einsatzmöglichkeiten und Szenarien von Business Intelligence im Controlling anhand eines Anwendungsbeispiels

Einführung

In der Wirtschaftskrise hat der Unternehmensbereich Controlling eine stark angewachsene Bedeutung erfahren. Neben den grundlegenden Aufgaben werden vom Controlling zunehmend auch detaillierte Aussagen zu Prognosen, Profitabilität, Risikomanagement sowie strategischen Entscheidungen erwartet. Die Aussagen dieses Unternehmensbereiches basierten zumeist auf fallweisen Datensammlungen und isolierten Informationsinseln - damit verbunden waren hohe manuelle Aufwendungen und letztendlich eine zweifelhafte Informationsqualität. Diese historischen Systeme und Vorgehensweisen entsprechen nicht mehr den heutigen Anforderungen nach unternehmensweiter Informationsintegration, welche für die effiziente Aufgabenerfüllung im Controlling erforderlich ist.

Mit dem Konzept der toolgestützten Business Intelligence eröffnen sich hierfür neue Möglichkeiten einer integrierten sowie effizienten Planung und Analytik. Business Intelligence bedeutet, das Informationsmanagement innerhalb des Controllings zu professionalisieren und dem Controller mit Microsoft Excel und anderen Werkzeugen integrierte und qualitätsgesicherte Informationen automatisiert an die Hand zu geben.

Dieser Artikel zeigt anhand eines Anwendungsbeispiels einige der Möglichkeiten die eine Lösung mit einem Business Intelligence-Werkzeug bietet. Er konzentriert sich dabei auf spezielle Anforderungen der Geschäftswelt und zeigt wie diese mit Hilfe eines BI- und Planungs-Tools elegant lösbar sind.

Ausgangslage und Anforderungen des Fallbeispiels

In unserer Fallstudie betrachten wir den vereinfachten Fall eines Unternehmen, welches Segelyachten und Motorboote konstruiert, herstellt und über den spezialisierten Handel vertreibt. Das Controlling wird bisher monatlich durchgeführt. Dabei werden die Daten aus dem Abrechnungssystem manuell exportiert und teilweise in Microsoft Access geladen. Die weitere Verarbeitung der Daten erfolgt in MS Excel. Zusätzlich benötigte Daten wie Preislisten werden ebenfalls in Excel gepflegt. Die Budgetierung und Verkaufsplanung erfolgte in zahlreichen Excel-Sheets und -Dateien. Die monatliche Aufbereitung der Daten nimmt durchschnittlich zwei Arbeitstage in Anspruch.

Diese Lösung birgt aus Sicht des Unternehmens folgende Nachteile:

• Die Dateninhalte sind nur auf Monatsbasis verfügbar. Die Aktualisierungen erfolgen zu selten (monatlich) und die Daten werden detaillierter, zum Beispiel auf Tagesbasis, benötigt.
• Durch die manuelle Verarbeitung fällt jeden Monat ein hoher Arbeitsaufwand an
• Die manuelle Verarbeitung kann nur von bestimmten Mitarbeitern durchgeführt werden, denen alle Arbeitsschritte bekannt sind. Bei Ausfall dieser Mitarbeiter kann das monatliche Reporting nicht durchgeführt werden.
• Bei geänderter Datenlage ist es wegen des hohen Arbeitsaufwandes nicht mehr möglich, die Änderungen in das aktuelle Reporting aufzunehmen. So werden teilweise unaktuelle Zahlen in den Berichten veröffentlicht.
• Eine Planung und Prognose wird in großen Zyklen und langwierigen Abstimmungen vorgenommen. Hier mangelt es an zeitlicher Frequenz sowie zeitnaher und flexibler Adaption von Veränderungen in die Planung. Auch führt die Durchführung der Planung zu hohen Aufwendungen.
• Nicht aller Informationsbedarf kann durch die Excelmodellierung gedeckt werden. Beispielsweise wird die Betreuung von Kunden durch wechselnde Vertragshändler übernommen. Um die Umsätze der vergangenen Monate mit den aktuellen vergleichen zu können bedarf es eines "was wäre wenn der Kunde noch beim gleichen Händler wäre"-Szenarios.